" Dietro ogni problema c’è un’opportunità " - Galileo Galilei
I problemi in ambito lavorativo, organizzativo e aziendale, così come nella vita, sono del tutto inevitabili: possiamo o gestirli o subirli.
Sta a noi utilizzarli come mezzo per crescere, evitando che diventino un freno per la nostra attività.
Quando ci troviamo di fronte ad una situazione problematica abbiamo di fronte una o più situazioni bloccate che non stanno evolvendo nella direzione che desideriamo, e che dunque richiedono un adattamento o un comportamento particolare per superarle.
C'è una differenza significativa tra problema e difficoltà: se una situazione è difficoltosa ci è chiara la soluzione, ma metterla in pratica richiede tempo e fatica, mentre nel caso di un problema dobbiamo per prima cosa stabilire quale sia la strada da percorrere per arrivare al risultato che vogliamo raggiungere.
Per Paul Watzlawick un problema è tale se c'è almeno una soluzione possibile. Viceversa siamo di fronte ad un dato di fatto, del quale si deve prendere atto in quanto non modificabile, e che richiede di essere aggirato in altro modo.
Si tratta di una distinzione fondamentale, poiché spesso ci accaniamo inutilmente e ci sentiamo bloccati nel voler modificare qualcosa che per sua natura non è in nostro potere cambiare, sprecando tempo ed energie che potrebbero essere utilizzate diversamente.
Ad esempio un manager potrebbe ritenere che una legge emanata dal Governo sia del tutto controproducente per il proprio settore lavorativo, ma qualora non abbia alcun potere di modificarla dovrà proseguire nell'organizzare il lavoro tenendo presente che quel freno alla produzione è del tutto inevitabile, ed è inutile proseguire nel combatterlo con la mente lamentandosene continuamente.
Dovrà invece impiegare massima energia nell'evolvere il proprio lavoro in una diversa direzione, facendo leva su tutte le risorse che può controllare, senza sprecarne alcuna, e senza finire fuori strada attuando soluzioni che non portano all'obiettivo da raggiungere.
Il Problem Solving Strategico è un modello di intervento su una situazione problematica che consente di analizzarne il funzionamento per poi arrivare alla sua soluzione in maniera efficace ed efficiente.
Applicato in ambito lavorativo o manageriale consente di individuare cosa non stia funzionando sul posto di lavoro o in azienda, quali siano blocchi o freni che limitano il raggiungimento dei propri obiettivi di crescita economica e organizzativa, e consente di individuare i cambiamenti necessari per superarli e ottenere i risultati desiderati.
Nel volume " La terapia dell'azienda malata. Problem solving strategico per organizzazioni - Giorgio Nardone e altri - 2004 " viene mostrato come il Problem Solving Strategico sia stato adottato con successo da oltre venti anni da importanti aziende italiane ed estere, oltre ad essere stato impiegato per riorganizzare le accademie per ufficiali dell'Esercito Italiano.
Anni di esperienza hanno dimostrato la sua efficacia nei più variegati contesti lavorativi, e la sua applicazione consente di elaborare soluzioni per la maggior parte delle problematiche organizzative e aziendali.
L'intervento è rivolto sia al singolo manager, imprenditore o lavoratore in difficoltà nel raggiungere i propri obiettivi, sia all'azienda che necessita di un aggiornamento e potenziamento delle capacità di problem solving per i propri dirigenti o dipendenti.
Nel primo caso gli incontri sono individuali, mentre nel secondo vengono svolte sessioni di training con i manager o dipendenti direttamente in azienda, allo scopo di fornirgli nuove tecniche e strategie di problem solving, che poi potranno applicare sugli specifici problemi del proprio contesto lavorativo.
Il consulente esterno non si sostituisce al manager o all'imprenditore: si limita a fornire loro gli strumenti adatti per conseguire i propri obiettivi di crescita, e li accompagna nell'adattarli e applicarli nel proprio specifico ambito organizzativo.
Gli incontri possono avvenire in studio, o direttamente in azienda o sul luogo di lavoro, in particolare nei casi in cui sono strutturati come eventi formativi rivolti al proprio personale.
Tra i principali problemi trattati attraverso questa forma di consulenza possiamo citare:
- Passaggi generazionali dell'Azienda: i proprietari intendono trasferire il controllo dell'attività di famiglia ai figli, ma trovano ostacoli o conflitti nell'effettuare il passaggio.
- Scarso fatturato rispetto a quanto si potrebbe produrre con le attuali risorse e investimenti effettuati.
- Conflitti o incapacità di lavorare in team da parte di manager e dipendenti, anche in presenza di un organigramma ben definito.
- Difficoltà o incapacità di delineare o attuare un progetto di cambiamento verso un diverso tipo di produzione o organizzazione del lavoro: fu il caso del settore italiano del tessile di Prato, che nel 1991 richiese un intervento di problem solving strategico, al fine di non soccombere di fronte alla nascita della concorrenza di aziende cinesi in città e provincia.
- Eccessivi costi di gestione rispetto a quanto necessario per arrivare al guadagno finale: capita più frequentemente di quanto si pensi che anche in presenza di un lavoro efficace nel produrre utili vi sia scarsa efficienza organizzativa, ossia non vi sia un tipo di organizzazione che punti ad ottenere il massimo risultato con il minor spreco possibile di risorse e tempo.
Albert Einstein aveva ben chiare le fasi di risoluzione di un problema quando scriveva: " se avessi solamente un’ora per salvare il mondo, passerei 55 minuti a definire bene il problema e 5 a trovare la soluzione ".
Come si vede la fase iniziale di definizione della situazione problematica è la più importante, ed è fondamentale curarla nei minimi dettagli nel processo di consulenza.
Il Problema Solving Strategico, in linea con il processo di ricerca scientifica formulato dall'epistemologo Karl Popper, è costituito da una serie di fasi:
- Definisce il problema in atto, e concorda con il cliente gli obiettivi di crescita da raggiungere, che saranno realistici, ben definiti, tempificabili e misurabili.
- Analizza tutte le tentate soluzioni messe in atto in passato per risolverlo, evidenziando quali non abbiamo funzionato, e quali invece costituiscano eccezioni positive.
- Alla luce di quanto emerso durante l'analisi, verifica se l'obiettivo del cliente sia eventualmente cambiato, e si accorda su quale sia quello definitivo.
Può capitare ad esempio che quella che veniva vista inizialmente come una via di uscita dal problema venga poi ridimensionata alla luce di quanto emerso, come nel caso dell'imprenditore che ritiene di dover solo tagliare i costi di gestione, ma poi analizzando le tentate soluzioni si rende conto che una diversa organizzazione ottimale delle stesse risorse produrrà un maggior utile rispetto a quello ottenuto con i tagli. - Utilizza le tecniche della Peggiore Fantasia e dello Scenario oltre il Problema per ricercare tutte le manovre e i cambiamenti da attuare nella specifica situazione problematica: l'intervento di problem solving è cucito su misura sulle caratteristiche del cliente, del problema e della realtà lavorativa presa in esame.
- Costruisce insieme al cliente un programma preciso, step by step, definendo tutti i passaggi necessari per arrivare all'obiettivo prefissato.
Per ogni fase vengono stabiliti: tempi certi, risorse da utilizzare, eventuali resistenze da superare, indicatori oggettivi che garantiscano che si possa passare allo step successivo.
Il percorso delineato deve essere sia efficace, ossia capace di condurre con successo all'obiettivo, sia efficiente, ossia deve richiedere l'impiego delle sole risorse necessarie, senza alcuno spreco di tempo o energie. - Vengono infine effettuati incontri di verifica dell'attuazione del programma, che consentono di valutare se tutto stia funzionando per il meglio, e permettono di prescrivere eventuali correzioni della strategia, accompagnando in tal modo il cliente fino al raggiungimento del risultato finale.
Di fronte a problemi e cambiamenti inevitabili, in particolare in un periodo storico nel quale il mercato del lavoro muta continuamente, utilizzare un metodo rigoroso per gestire la propria attività permette di vedere ogni problema come una opportunità di crescita.
Quando c'è il mare in tempesta si deve scegliere se afferrare una tavola e cavalcare le onde, oppure rimanere fermi ed esserne travolti.
Come diceva Albert Einstein: " La misura dell’intelligenza è data dalla capacità di cambiare quando è necessario ".
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